La Diputació de Tarragona considera necessari modificar el vigent Reglament de l’Arxiu de la Diputació de Tarragona i Patrimoni que l’integra, aprovat per Decret de Presidència de data 27 de febrer de 2001, ratificat pel Ple de 23 de març de 2001, i modificat posteriorment en data 1 de març de 2013 pel Ple, el text refós del qual fou publicat al Butlletí Oficial de la Província de Tarragona d’1 de juliol de 2013.

El Pla normatiu de la Diputació de Tarragona per a 2026, aprovat per acord del ple de 27 de març de 2026, preveu en el seu punt X la modificació del Reglament de l’Arxiu de la Diputació de Tarragona i Patrimoni que l’integra, justificada en la necessitat de l’actualització normativa, simplificació d’aspectes procedimentals i adequació a l’activitat i funcionament actual de l’Arxiu de la Diputació.

En compliment del que preveu l’article 133.1 de la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públiques, es sotmet a consulta pública prèvia la modificació de l’esmentat reglament, per un termini de 20 dies hàbils a comptar des de l’endemà de la seva publicació a la seu electrònica de la Diputació de Tarragona. 

Àrea responsable

Àrea de Secretaria – Unitat de Secretaria General - Unitat de Transformació Digital i Coordinació Administrativa - Unitat de l'Arxiu

Problemes que es pretenen solucionar

Actualment, el Reglament s’estructura en sís capítols: 

1.    Introducció general: definició, organització i funcions
2.    El personal de l’Arxiu
3.    De la gestió de la documentació de la Diputació
4.    De l’accés a la documentació 
5.    De la reproducció de documents i de la difusió del Patrimoni
6.    Garanties i control jurisdiccional

Des de la darrera modificació del Reglament de l’Arxiu de la Diputació de Tarragona i Patrimoni que l’integra, ha estat diversa la normativa relacionada que s’ha aprovat posteriorment, és per això que es planteja modificar l’esmentat reglament per tal de donar compliment a la normativa actual.

Així mateix, la incorporació de la documentació electrònica en la tramitació administrativa a la Diputació de Tarragona i els seus organismes autònoms i altres aspectes de funcionament de l’Arxiu han posat de manifest la conveniència d’actualitzar la redacció de diversos preceptes amb la finalitat d’actualitzar-ne el contingut, millorar-ne la comprensió i homogeneïtzar-ne l’aplicació.

Necessitat i oportunitat de l’aprovació de la modificació

Es considera necessari incorporar determinades modificacions derivades del nou escenari que ha suposat el desenvolupament i la implementació de l’administració electrònica, així com de l’evolució de la normativa aplicable.

D’una banda, ha estat diversa la normativa relacionada que s’ha aprovat posteriorment i que modifica alguns dels articles del Reglament: la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i gestió de documents, modificada per la Llei 20/2015, de 29 de juliol; la Llei 59/2003, de 19 de desembre, de signatura electrònica, derogada per la Llei 6/2020, d’11 de novembre; la Llei 11/2007, de 22 de juny, d’accés electrònic dels ciutadans als serveis públics, actualment derogada; el Decret 13/2008, de 22 de gener, sobre accés, avaluació i tria de documents; el Decret 190/2009, de 9 de desembre, dels requisits dels arxius del Sistema d’Arxius de Catalunya, del procediment d’integració i del Registre d’Arxius de Catalunya; el Reial Decret 3/2010, de 8 de gener, pel qual s’aprova l’esquema nacional de seguretat, derogat íntegrament pel Reial Decret 311/2022, de 3 de maig; el Reial Decret 4/2010, de 8 de gener, pel qual s’aprova l’esquema nacional d’interoperabilitat i les successives normes tècniques d’interoperabilitat; la Llei 26/2010, de 3 d’agost, de règim jurídic i de procediment de les administracions públiques de Catalunya, les lleis 19/2013, de 9 de desembre, i 19/2014, de 29 de desembre, de transparència, accés a la informació pública i bon govern; la Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú; la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, la Llei orgànica 3/2018, de 5 de desembre, de protecció de dades i garantia dels drets digitals o la Política de digitalització de la Diputació de Tarragona aprovada per Decret de la Presidència 2023-0007508.

D’altra banda, ha canviat molt la manera de treballar de les administracions públiques durant aquests 25 anys. La tramitació administrativa ha evolucionat conjuntament amb la tecnologia i amb les demandes de la societat. Així, els documents i expedients resultants de l’activitat administrativa també han aplicat tots aquests canvis sobretot pel que fa als mitjans, requisits i sistemes com la signatura electrònica, les metadades imprescindibles per la gestió documental electrònica i un nou paradigma tant pel que fa a l’accés, la protecció de dades, la seguretat informàtica com la preservació digital a llarg termini o l’enfocament a les dades. El Reglament vigent fa referència als processos de gestió de documents físics i aquesta regulació no s’ajusta a la casuística actual, on conviuen els formats i suports tradicionals i els electrònics.

A més a més, cal afegir que l’organització del sistema arxivístic ha canviat ja que l’any 2013 es van fusionar l’Arxiu Administratiu i l’Arxiu Històric esdevenint l’Arxiu General de la Diputació de Tarragona. Com també cal ampliar les funcions del personal de l’Arxiu ja que en els últims anys s’han vist incrementades per la necessitat de donar resposta als requeriments de l’administració electrònica.

Per últim, cal adaptar l’accés a la normativa actual, la reproducció de documents a les tècniques utilitzades avui dia i potenciar la difusió del patrimoni documental envers la ciutadania. 

El Pla normatiu de la Diputació de Tarragona per a 2026, aprovat per acord del ple de 27 de març de 2026, preveu en el seu punt X la modificació del Reglament de l’Arxiu de la Diputació de Tarragona i Patrimoni documental que l’integra, justificada en la necessitat de l’actualització normativa, simplificació d’aspectes procedimentals i adequació a l’activitat i funcionament actual de l’Arxiu de la Diputació.

Per tant, queda acreditada la iniciativa normativa que ara es justifica sobre la base de l’interès general i els principis de seguretat jurídica, eficàcia i eficiència, i bona administració.

Objectius de la norma

La modificació que es pretén aprovar té com a objectius, en primer lloc, donar compliment a la normativa vigent. 

I en segon lloc, després de més de dos dècades de vigència i aplicació de l’esmentat reglament, es considera oportú modificar altres aspectes de l’articulat amb la finalitat de millorar-ne el contingut i d’adequar-lo a la realitat actual de la gestió documental electrònica i del funcionament de l’Arxiu.

Possibles solucions alternatives reguladores i no reguladores

El marc normatiu vigent en matèria d’administració electrònica i gestió documental (Llei 39/2015, d’1 d’octubre, del procediment administratiu comú de les administracions públics; i la Llei 40/2015, d’1 d’octubre, de règim jurídic del sector públic, Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents, Llei 20/2015, de 29 de juliol, de modificació de la Llei 10/2001, de 13 de juliol, d’arxius i documents), determina un conjunt de requeriments a establir per cada administració amb el desenvolupament de l’administració electrònica i la gestió documental.

Als efectes de donar compliment a aquest marc normatiu, l’instrument de què disposen les entitats locals és la potestat reglamentària, materialitzada en l’aprovació d’ordenances i reglaments. 

Atesa la vocació generalista i la voluntat d’aplicació del règim propi amb caràcter general i al llarg del temps, la millor opció per establir i regular l’Arxiu de la Diputació de Tarragona i el patrimoni que l’integra és mitjançant un reglament regulador, que contingui les especificitats, formals i materials, necessàries d’acord amb les característiques de l’organització.

No existeixen, doncs, alternatives possibles per la finalitat que es pretén.

Proposta de membres de la comissió d’estudi

Cinc membres de la corporació, en representació de cadascun dels grups polítics que conformen el Ple, i personal tècnic de la Unitat de l'Arxiu, a proposta del respectiu cap (pendents de designació).

Calendari d’elaboració

Inici del procediment:

Decret de la Presidència núm. 2026-0005378 de 4 d'agost de 2026

Inici i fi de la consulta prèvia:

Del 7 d'agost de 2026 fins el 7 de setembre de 2026 (20 dies hàbils)

Aportacions:

Mitjançant instància genèrica disponible a la seu electrònica de la Diputació de Tarragona: tràmit "Registre de documentació adreçada a la Diputació"

Documentació relacionada